SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức event là để để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

TỔ CHỨC EVENT LÀ GÌ?

Là nhằm gửi gắm thông điệp mà người làm sk muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.Trong quá trình tổ chức, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

TỔ CHỨC EVENT BAO GỒM LĨNH VỰC NÀO ?

Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…

Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa

Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội

Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu

Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí

Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh

Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị

Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

NHÂN VIÊN TỔ CHỨC EVENT LÀ GÌ ?

Trong mỗi event, nhân viên event luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu đối với một nhân viên làm sự kiện thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm,… nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện.

VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC

Bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hìnhsự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau :

Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…Sự kiện : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…Sự kiện hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…

QUY TRÌNH TỔ CHỨC EVENT

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình làm event đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

GIAI ĐOẠN TRƯỚC KHI DIỄN RA EVENT

Tìm hiểu về nguyện vọng của công ty cần làm event về loại hình event mà họ muốn tổ chức.

Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.

Quảng bá truyền thông cho sự kiện.

Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.

GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN SỰ KIỆN

Đón tiếp và khai mạc sự kiện

Quản lý và điều hành các diễn biến chính của sự kiện

Phục vụ ăn uống trong sự kiện

Phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

Thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

KẾT THÚC SỰ KIỆN

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

Xúc tiến và quảng bá sự kiện

Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

Quản trị tài chính trong event

Chăm sóc khách hàng.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN CÁC CÔNG TY TỔ CHỨC EVENT CHUYÊN NGHIỆP ?

Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

SỰ CHUYÊN NGHIỆP VÀ CHẤT LƯỢNG

Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

GIẢM ÁP LỰC CHO ĐƠN VỊ TỔ CHỨC

Điều này thực sự rất ý nghĩa đối với các đơn vị tổ chức. Vì với các công ty, doanh nghiệp thì công việc của họ luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự,… Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH

Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

GIẢM RỦI RO VÀ KHẮC PHỤC KỊP THỜI

Với kinh nghiệm nhiều năm công ty tổ chức sẽ nắm được tình hình và sự cố kịp thời. Từ đó họ khắc phục ngay tránh rủi ro.