Tổ chức sự kiện home

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Sự kiện event có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa tầm cỡ được truyền thông quan tâm như World Cup, Sea Game, Cuộc thi hoa hậu,… Hay cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như : đám cưới, sinh nhật,… Hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing : hội nghị, hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương,…

SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Event, là tổ chức các hoạt động thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc,… trong các lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh,… Từ đó, nhằm gửi gắm thông điệp mà người làm event muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.

Trong quá trình tổ chức event, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch. Theo dõi và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bắt đầu từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi sự kiện kết thúc.

SỰ KIỆN EVENT BAO GỒM LĨNH VỰC NÀO ?

Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:

Business events: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

Corporate events: Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…

Sports events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

Exhibition events: Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…

Sales events: Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa

Festival events: Sự kiện liên hoan, lễ hội

Concert events: Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu

Entertainment events: Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí

Movie events: Các hoạt động sự kiện phim ảnh

Workshop event: Sự kiện hội thảo, hội nghị

Product brand events: Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm

NHÂN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ ?

Trong mỗi event, nhân viên luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng. Họ được coi như một nghệ sĩ dùng sự sáng tạo, tỉ mỉ và cẩn thận của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn hảo. Họ sắp xếp và chạy chương trình theo kế hoạch để tránh gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Yêu cầu đối với một nhân viên thì sự sáng tạo là ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, tính tổ chức, làm việc nhóm,… nhằm đảm bảo tính đồng bộ cho sự kiện. Ngoài ra, nhân viên tổ chức luôn phải chịu nhiều áp lực nên cần một tâm lý vững và thái độ chuẩn mực trong công việc.

VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi sự kiện nhằm mục đích bàn hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.

Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Doanh nghiệp tổ chức event chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC

Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau :

Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm. Bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…

(Educational event): những event được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục. Bao gồm : hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…

Marketing event: những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Bao gồm : hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương,…

Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event: những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể. Ví dụ : lễ tưởng niệm, lễ trao giải,…

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Mỗi event, sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình đối với mỗi event cũng không giống nhau hoàn toàn. Mỗi một sự kiện cần lập kế hoạch và kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng:

GIAI ĐOẠN TRƯỚC KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tìm hiểu về nguyện vọng của đơn vị làm event về loại hình sự kiện mà họ muốn .

Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như : mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh,…

Lên ý tưởng và lập kế hoạch cụ thể , lựa chọn địa điểm, thời gian , quy trình diễn ra sự kiện,…

Vận chuyển, lắp đặt và trang trí cho sự kiện.

Quảng bá truyền thông cho sự kiện.

Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện.

GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN SỰ KIỆN EVENT

Tổ chức đón tiếp và khai mạc

Tổ chức quản lý và điều hành các diễn biến chính

Tổ chức phục vụ ăn uống

Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển

Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ

Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

Đội ngũ hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà, tổ chức lắp đặt thiết bị âm thanh ánh sáng

KẾT THÚC SỰ KIỆN EVENT

Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

Xúc tiến và quảng bá sự kiện

Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

Quản trị tài chính trong sự kiện

Chăm sóc khách hàng.

TẠI SAO NÊN LỰA CHỌN CÁC CÔNG TY SỰ KIỆN EVENT CHUYÊN NGHIỆP ?

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến những công ty chuyên nghiệp :

SỰU KIỆN EVENT CHUYÊN NGHIỆP VÀ CHẤT LƯỢNG

Các công ty chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện,… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra theo đúng kế hoạch.

GIẢM ÁP LỰC CHO ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN EVENT

Điều này thực sự rất ý nghĩa đối với các đơn vị tổ chức. Vì với các công ty, doanh nghiệp thì công việc của họ luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi.

Tiết kiệm sức lực và công việc hơn khi giao lại cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

TIẾT KIỆM CHI PHÍ

Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi như đặt phòng khách sạn, cung cấp ca sĩ, đội múa, Mc dẫn chương trình…

Họ cũng có đầy đủ kho thiết bị âm thanh, ánh sáng, nhân sự,… Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện.

QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH

Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội. Vì họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

GIẢM RỦI RO VÀ KHẮC PHỤC KỊP THỜI

Bàng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.

Với những chia sẻ trên đây của MN Agency, hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.

LH: 0918422.588-0968.422.588 Mr Trung

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *